Gestion des données (Partie 2)
Notions traitées dans ce chapitre :
• Filtres avancés
• Filtrer les données sur place
• Extraire les données sur un autre emplacement
Filtres avancés
Nous avons déjà vu qu’il est très facile de filtrer des données à l’aide des Filtres automatiques.
Cependant il se peut que le nombre de critères pour filtrer les données soit trop important pour obtenir les filtres voulus avec les Filtres automatiques, il faudra donc recourir aux filtres avancés.
Filtrer les données sur place
Pour utiliser un filtre élaboré il faut d’abord créer une zone de critères personnalisés. Il s’agit simplement de reproduire sur une partie libre de la feuille les Noms de champs en prévoyant en dessous une ou plusieurs lignes pour les critères (lignes de contraintes). Dans les lignes de contraintes vous insérerez les critères ou contraintes pour filtrer la liste des données. Dans l’exemple suivant nous aimerions filtrer notre liste selon les critères suivants :
Les critères :
- Titre égal à Monsieur
- Noms commençants par D ou P ou S.
Ceci nous donne la zone de critères suivante :
Dés que la zone de critères est définie, et qu’elle contient les critères voulus, sélectionnez la première cellule de base de données (1) et cliquez sur la commande Filtre avancé (2) dans le ruban Données.
Ceci ouvre la boîte de dialogue suivante:
Le champ Plages contient la sélection de la base de données. Il faut maintenant cliquer dans le champ Zone de critères et sélectionner sur la feuille toute la Zone de critères.
Cliquez sur l’icône de réduction pour réduire la boîte de dialogue afin de mieux accéder aux données :
Cliquez sur l’icône d’agrandissement pour revenir sur la boîte de dialogue
La Zone de critères contient maintenant la zone sélectionnée.
En laissant l’option « Filtrer la liste sur place » les lignes ne correspondant pas aux critères de filtrages seront masquées comme avec le filtre automatique.
Pour afficher à nouveau toutes les lignes il suffit de cliquer sur la commande Effacer
Extraire les données sur un autre emplacement
A l’aide du filtre avancé il est aussi possible d’extraire les données filtrées et de les copier sur un autre emplacement de la feuille.
A cet effet il faudra prévoir en plus de la zone de critères aussi une zone de destination (ou d’extraction). De même comme pour la zone de critères il suffit de copier les noms de champs correspondant aux rubriques qu’on aimerait extraire.
Exemple :
Nous aimerions extraire de notre liste tous les noms et prénoms des Dames et les copier ailleurs sur la feuille.
La procédure est similaire à celle du filtrage sur place. Après avoir sélectionné la zone de critères il faudra choisir l’option « Copier vers un autre emplacement » et sélectionner la zone de destination.
Cliquez sur OK et seulement les noms et prénoms des Messieurs dont les nom commence par D, P ou S ont été extrait dans la zone de destination:
La vidéo suivante montre comment faire un filtre avancé.