Comment créer une facture interactive avec Excel
Dans cette fiche nous allons créer ensemble une facture interactive. Dans cette facture nous allons pouvoir faire apparaître les produits et leurs prix en insérant seulement les codes des produits.
Pour cela nous allons procéder en plusieurs étapes.
1. Etape Préparation du formulaire
Faites un « Aperçu avant impression » pour vérifier si notre facture tient sur une page (ex format A4)
Si le document dépasse la largeur de la page, vous pouvez essayer de réduire les marges d’impression. S’il y a trop de lignes veuillez supprimer le nombre de lignes en trop.
Pour ajouter une en-tête ou des pieds de page ouvrez le menu Affichage / En-tête et pied de page… et cliquez sur « En-tête personalisée.. «
Vous pouvez insérer les informations respectives dans les trois sections de l’en-tête.
Notez que l’en-tête n’est pas visible sur la feuille de calcul mais seulement dans l' »Aperçu avant impression ».
Vous trouverez plus de détails concernant les en-têtes et pieds de page en cliquant ici
Dans l’étape suivante nous allons ajouter les formules simples.
2. Etape: Insertion des formules simples
Veuillez insérer les formules dans les cellules respectives selon l’exemple suivant:
Pour ne pas faire apparaître les valeur 0, désactivez l’option Valeurs zéro dans le menu Outils Options Affichage
Maintenant que nous avons inséré les formules simples nous allons passer aux fonctions plus avancés.
3. Etape: Insertion des fonctions de recherche
Dans cette partie nous allons utiliser la fonction de recherche RECHERCHEV pour faire apparaître automatiquement les produits et les prix selon leurs codes respectifs. Pour cela nous avons besoin d’une liste de produits. Vous pouvez reproduire la liste suivante sur une autre feuille de votre classeur:
Dans la facture insérez un code de produit dans la cellule A17 (p. ex. 2), ensuite insérez la fonction de recherche dans la cellule B17. Pour plus d’informations sur l’utilisation de la fonction RECHERCHEV cliquez ici.
Pour faire apparaître plusieurs informations dans la même cellule (p. ex. Le nom du produit la marque et le modèle) vous pouvez concaténer plusieurs fonctions de Recherche
Copiez la fonction de recherche sur toutes les cellules vertes, veuillez ensuite insérer une autre fonction de recherche dans la colonne des prix en utilisant comme index colonne la colonne qui contient les prix dans notre exemple plus haut il s’agit de la colonne 5)
Vous pouvez procéder de la même manière pour faire apparaître les adresses de clients figurant dans une liste à l’aide de la fonction RECHERCHEV en utilisant comme valeur cherchée un code client.
4. Etape: Eviter l’affichage du message d’erreur #N/A:
Vous avez peut-être constaté que s’il n’y a pas de numéro de produit dans la colonne respective le message d’erreur #N/A apparaît. Ceci n’est pas pratique, par exemple si on aimerait imprimer une facture vierge. Pour faire disparaître le message #N/A nous allons insérer dans la formule contenant la fonction de recherche un test logique qui vérifie la présence d’un chiffre dans la cellule du No de produit. Pour plus d’informations sur les fonctions logiques veuillez cliquer ici
Dans la prochaine étape nous allons voir comment protéger les formules et la mise en forme de notre facture contre des modifications ou des effacements (in)volontaires.
5. Étape: Protection des formules:
Dans cette partie nous allons protéger toutes les parties de la facture qui ne doivent pas être modifiées. Avant de pouvoir protéger la facture il faudra déverrouiller toutes les cellules qui doivent rester accessibles pour remplir la facture. Par exemple la colonne des codes de produits ou la colonne des quantités. Pour déverrouiller les cellules concernées veuillez les sélectionner et ouvrir le menu Format / cellules / Protection et enlever la coche dans la case « Verrouillée » Pour masquer les formules une fois que la feuille est protégée vous pouvez cocher la case « Masquée ».
Ensuite pour protéger la feuille ouvrez le menu Outils / Protection et cliquez sur Protéger la feuille…
Si vous choisissez d’utiliser un mot de passe, veuillez prendre les précautions nécessaires pour ne pas l’oublier, sinon vous ne pourriez plus modifier votre document.
Dés que vous avez protégé la feuille il ne sera plus possible de modifier ou d’effacer le contenue et la mise en forme verrouillée et les formules ne seront plus visibles. Pour désactiver la protection, ouvrez le menu Outils / Protection et cliquez sur « Ôter la protection.. »
